Erik Falk Hansen Iogs Marketing

Overholdelse af reglerne for sociale medier: Alt, hvad du skal vide i 2023

Af Erik Falk HansenOffentliggjort den Offentliggjort i Strategi

Overholdelse af sociale medier er et komplekst emne, der kan skabe frygt i social marketingfolks hjerter. I dette indlæg forsøger vi at gøre det lidt mere klart og lidt mindre skræmmende.

Bonus: Få en gratis, tilpasselig skabelon til en politik for sociale medier til hurtigt og nemt at oprette retningslinjer for din virksomhed og dine medarbejdere.

Hvad er overholdelse af sociale medier?

Overholdelse betyder ganske enkelt at følge reglerne. Men i praksis er det næsten aldrig enkelt at overholde reglerne for sociale medier. "Reglerne" er en kompliceret blanding af branchebestemmelser og føderale, statslige og lokale love.

Almindelige risici for overholdelse af sociale medier

Overholdelsesstandarder og risici i forbindelse med sociale medier varierer fra branche til branche og fra sted til sted. De mest almindelige falder generelt i fire brede kategorier.

1. Privatliv og databeskyttelse

Krav til privatlivets fred og databeskyttelse generelt:

  • Begræns, hvem marketingfolk kan kontakte
  • Angiv, hvordan markedsføringsvirksomheder indsamler og opbevarer data
  • Sørg for, at forbrugerne ved, hvordan deres data opbevares og anvendes

Der findes en masse lovgivning og regler om forbrugerbeskyttelse på dette område, bl.a. nogle få relevante regler:

  • CAN-SPAM (i USA)
  • Canadas anti-spam-lovgivning
  • Den californiske lov om beskyttelse af forbrugernes privatliv (CCPA)
  • EU's generelle forordning om databeskyttelse (GDPR)
  • Den amerikanske lov om beskyttelse af børns privatliv på nettet (COPPA)
  • Det globale forum for grænseoverskridende regler for beskyttelse af privatlivets fred (CBPR)

De overordnede principper har tendens til at overlappe hinanden. I det væsentlige:

  • Online marketingfolk bør ikke sende uopfordrede meddelelser.
  • Markedsføringsvirksomhederne skal underrette forbrugerne, når de indsamler og opbevarer personoplysninger.
  • Markedsføringsfolk skal sikre, at personoplysninger er sikre og anvendes ansvarligt.

2. Fortrolighed

Marketingfolk skal forstå hele omfanget af fortrolighedskravene i deres branche.

F.eks. skal de, der markedsfører uddannelsesinstitutioner, følge FERPA-loven (Family Educational Rights and Privacy Act) og PPRA-loven (Protection of Pupil Rights Amendment).

Det er vigtigt, at ansatte i sundhedssektoren forstår Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Hvis du blot deler et socialt opslag igen uden underskrevet samtykke, kan det være et problem for overholdelse af HIPAA.

Faktisk er alle ansatte i sundhedssektoren underlagt reglerne om overholdelse af HIPAA-reglerne for sociale medier, og derfor er det vigtigt at have en intern politik for sociale medier (se råd nr. 7 om overholdelse nedenfor).

For eksempel gik en række Tweets for nylig viralt, hvor en person hævdede at arbejde på det hospital på Barbados, hvor Rihanna fødte. Tweets, der annoncerede hendes fødsel, ville have påført hospitalet en betydelig bøde for manglende overholdelse af HIPAA i USA.

Hej! HIM-fagperson her. Hvis dette skete i USA, ville det absolut være en HIPAA-overtrædelse. Ikke alene ville medarbejderen blive fyret, men hospitalet ville få en enorm bøde. Det er underligt, at så mange mennesker i kommentarerne siger "det er fint".

- Julie B. Tal nu mod uretfærdighed. 🌛⭐️ (@herstrangefate) May 15, 2022

Du kan få flere oplysninger i vores indlæg om brug af sociale medier i sundhedssektoren.

3. Markedsføringsanprisninger

Social marketingfolk i alle brancher skal kende reglerne for markedsføring og reklame for at opbygge en risikofri tilstedeværelse på de sociale medier.

Disse kan komme fra organer som Food and Drug Administration (FDA) og Federal Trade Commission (FTC).

FDA overvåger især anprisninger i forbindelse med fødevarer, drikkevarer og kosttilskud. I øjeblikket er de især fokuseret på at slå ned på anprisninger i forbindelse med COVID-19.

FTC fokuserer ofte på anbefalinger og vidnesbyrd, og i den sociale sfære betyder det ofte influencers.

Hvis du anbefaler eller støtter produkter eller tjenester på sociale medier, er der ting, du bør vide, og du kan starte her: //t.co/QVhkQbvxCy //t.co/HBM7x3s1bZ

- FTC (@FTC) May 10, 2022

I Storbritannien har Advertising Standards Authority valgt en unik tilgang til influencers, der ikke overholder reglerne. Myndigheden har offentliggjort deres navne og håndtag på en webside. De har endda udsendt annoncer på sociale medier, hvor de kalder influencers ved navn.

Kilde: Daily Mail

4. Adgang og arkivering

Kravene til adgang og tilgængelighed har til formål at sikre adgang til kritiske oplysninger.

Den amerikanske Freedom of Information Act (FOIA) og andre love om offentlige dokumenter sikrer offentlig adgang til offentlige dokumenter, herunder også offentlige sociale medier.

Det betyder, at offentlige sociale konti ikke bør blokere følgere, selv ikke problematiske følgere. Selv politikeres personlige sider må ikke blokere følgere, hvis de bruger disse sider til at udføre politiske opgaver.

Læs mere i vores indlæg om, hvordan man bruger sociale medier til offentlige myndigheder.

I mellemtiden sikrer arkiveringskrav, at hver organisation har en registrering af aktiviteterne på de sociale medier, hvilket kan være nødvendigt i forbindelse med retssager.

Sådan overholder du reglerne på de sociale medier

1. Forstå reglerne for din branche

Hvis du bruger sociale medier i regulerede brancher, har du sandsynligvis interne eksperter i overholdelse af reglerne. De bør være din første ressource, hvis du har spørgsmål om, hvad du må (og ikke må) gøre på sociale netværk.

Dine compliance-ansvarlige har de seneste oplysninger om compliance-krav. Du har de seneste oplysninger om sociale værktøjer og strategier. Når afdelingerne for compliance og markedsføring af sociale medier arbejder sammen, kan du maksimere fordelene for dit brand - og reducere risiciene.

2. Kontroller adgangen til sociale konti

Du skal vide præcis, hvem der har adgang til dine konti på de sociale medier, og du skal også give de forskellige teammedlemmer forskellige adgangsniveauer.

Du kan f.eks. ønske, at flere teammedlemmer skal have mulighed for at oprette socialt indhold, men du skal måske have en godkendelse fra din chef, før du kan offentliggøre det.

Deling af adgangskoder mellem teammedlemmer skaber unødvendige risici. Det er især problematisk, når folk forlader deres stilling. Et system til administration af adgangskoder og tilladelser er et must.

3. Overvåg dine konti

I regulerede brancher er overvågning særlig vigtig. Du skal måske svare på kommentarer inden for en bestemt tid. Du skal måske også indberette kommentarer til et regulerende organ, f.eks. kommentarer, der vedrører bivirkninger ved lægemidler.

Det er også vigtigt at holde øje med sociale konti, der er relateret til din organisation, men som ikke er under virksomhedens kontrol.

Det kan være en velvillig rådgiver eller affiliate, der opretter en konto, der ikke overholder reglerne. Eller det kan være en bedragerkonto. Hver af disse kan give anledning til sin egen form for hovedpine med hensyn til overholdelse af reglerne.

Bonus: Få en gratis, tilpasselig skabelon til en politik for sociale medier til hurtigt og nemt at oprette retningslinjer for din virksomhed og dine medarbejdere.

Få skabelonen nu!

Ethvert mærke, der arbejder med eksterne sælgere, skal holde særligt øje med uhensigtsmæssige påstande.

F.eks. foretager Direct Selling Self-Regulatory Council (DSSRC) regelmæssig overvågning. De fandt for nylig sælgere for multilevel marketing-måltidskitmærket Tastefully Simple, der fremsatte upassende indkomstkrav på Facebook og Pinterest. Rådet underrettede Tastefully Simple, som kontaktede sælgerne for at få dem til at fjerne disse krav.

I nogle tilfælde lykkedes det ikke Tastefully Simple at få fjernet reklamerne. Rådet rådede derefter virksomheden til at:

"Brug den sociale medieplatforms rapporteringsmekanisme for krænkelser af intellektuel ejendomsret, og kontakt om nødvendigt også platformen skriftligt og anmod om at få fjernet de resterende sociale medieindlæg."

Hvis du vil undgå problemer, skal du starte med en revision af de sociale medier for at finde frem til sociale konti, der er relateret til dit brand, og derefter oprette et program til regelmæssig overvågning af sociale medier.

4. Arkivér alt

I regulerede brancher skal al kommunikation på sociale medier arkiveres.

Automatiserede værktøjer til overholdelse af sociale medier (se nogle anbefalinger nederst i dette indlæg) gør arkivering meget nemmere og mere effektiv. Disse værktøjer klassificerer indhold og opretter en søgbar database.

De bevarer også budskaberne i deres sammenhæng, så du (og myndighederne) kan forstå, hvordan hvert enkelt socialt indlæg passer ind i det større billede.

5. Opret et indholdsbibliotek

Et forhåndsgodkendt indholdsbibliotek giver hele dit team nem adgang til kompatibelt socialt indhold, skabeloner og aktiver. Medarbejdere, rådgivere og entreprenører kan dele disse på tværs af deres sociale kanaler.

Penn Mutual tilbyder f.eks. et godkendt indholdsbibliotek til uafhængige finansielle fagfolk. Den nemme udstationering betyder, at 70 % af Penn Mutual's finansielle fagfolk deler godkendt socialt indhold. De ser i gennemsnit 80-100 delinger om dagen.

6. Invester i regelmæssig uddannelse

Gør uddannelse i overholdelse af sociale medier til en del af introduktionen. Invester derefter i regelmæssige uddannelsesopdateringer. Sørg for, at alle forstår den seneste udvikling inden for dit område.

Samarbejd med dit compliance-team. De kan dele den seneste udvikling i lovgivningen med dig, og du kan dele de seneste ændringer i social markedsføring og social strategi med dem. På den måde kan de påpege eventuelle nye potentielle risici for compliance.

Og, måske vigtigst af alt...

7. Udarbejd passende politikker for overholdelse af sociale medier

Komponenterne i din politik for overholdelse af sociale medier vil variere alt efter din branche og din virksomheds størrelse. Den kan faktisk omfatte flere forskellige typer politikker, f.eks:

  • Politik for sociale medier. Dette er en vejledning for interne sociale medieaktiviteter og hjælper dit team med at overholde reglerne. Medtag relevante regler og bestemmelser, en oversigt over sociale roller og ansvarsområder, godkendelsesprocessen og retningslinjer for at holde konti sikre. Vi har et helt indlæg, der hjælper dig med at udarbejde en politik for sociale medier.
  • Politik for acceptabel brug. Det hjælper fans og følgere med at interagere med dig på passende vis og reducerer risikoen for overholdelse af reglerne baseret på offentlige interaktioner på dine sociale egenskaber.
  • Politik om beskyttelse af personlige oplysninger. Dette informerer folk om, hvordan du bruger og opbevarer deres data. Mange love om beskyttelse af personlige oplysninger kræver, at du offentliggør en solid politik om beskyttelse af personlige oplysninger på dit websted. Sørg for, at du specifikt henvender dig til brugere af sociale medier.
  • Politik for overholdelse af regler for indflydelsesrige personer. Influencere har sandsynligvis ikke dyb viden om overholdelse af reglerne. Indarbejd krav om overholdelse af reglerne i dine kontrakter med influencere.

Eksempler på politikker for overholdelse af sociale medier

Her er et eksempel på hver type politik for overholdelse af sociale medier, der er nævnt ovenfor:

Politik for sociale medier: GitLab

Hele GitLabs politik om sociale medier for teammedlemmer er værd at læse, men her er nogle gode uddrag fra deres liste over, hvad du må og ikke må:

Kilde: GitLab

Politik for acceptabel brug: Canopy Growth Corporation

Politikken for acceptabel brug for dette datterselskab af Spectrum Therapeutics begynder:

"Vi beder om, at alle kommentarer og indlæg forbliver respektfulde over for både Canopy Growth Corporation og andre brugere."

Blandt andre retningslinjer indeholder politikken denne vigtige råd:

"Du må ikke sende meddelelser, der er ulovlige, usande, chikanerende, ærekrænkende, injurierende, truende, skadelige, obskønne, blasfemiske, seksuelt orienterede eller racistisk krænkende."

Og hvis du ignorerer denne politik?

"Flerfaglige lovovertrædere vil blive blokeret fra at bruge vores sociale medier efter tre advarsler."

Privatlivspolitik: Wood Group

Denne virksomhedsgruppes politik for beskyttelse af personlige oplysninger på sociale medier beskriver, hvordan og hvorfor sociale data indsamles, opbevares og deles, og indeholder oplysninger for både besøgende og medarbejdere.

For eksempel:

"De oplysninger, vi indsamler automatisk, kan omfatte oplysninger som din IP-adresse, enhedstype, unikke identifikationsnumre, browsertype, bred geografisk placering (f.eks. land eller by) og andre tekniske oplysninger. Vi kan også indsamle oplysninger om, hvordan din enhed har interageret med vores sociale medier, herunder de sider, der er besøgt, links, der er klikket på, eller det faktum, atat du er blevet følgere af vores sider på de sociale medier."

Overholdelsespolitik for influenter: Fiverr

I sin politik for godkendelse af influenter beskriver Fiverr FTC-kravene, f.eks:

"Hver enkelt af Influencerens anbefalinger på de sociale medier skal klart, tydeligt og utvetydigt oplyse om deres 'væsentlige forbindelse' med Fiverrs brand."

Politikken indeholder detaljerede retningslinjer for, hvordan denne oplysning skal medtages:

"For video-godkendelse bør den indflydelsesrige person give oplysningen mundtligt og også indføje oplysningssproget i selve videoen. For live stream-godkendelse bør den indflydelsesrige person give oplysningen mundtligt og gentage oplysningen med jævne mellemrum under hele live streamet."

Fiverr giver også eksempler på godkendte formuleringer af oplysningstekster:

Kilde: Fiverr

Overholdelse af sociale medier for finansielle institutioner

Finansielle institutioner står over for en omfattende liste over krav til overholdelse af sociale medier.

Den amerikanske Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) stiller f.eks. forskellige krav til overholdelse af reglerne for statisk og interaktivt indhold.

Statisk indhold betragtes som en annonce og skal forhåndsgodkendes for at være i overensstemmelse med reglerne. Interaktivt indhold skal derimod gennemgås efterfølgende. Du skal arkivere begge typer sociale indlæg i mindst tre år.

Hvad er en statisk post i forhold til en interaktiv post? Det er et spørgsmål, som hver enkelt virksomhed skal besvare afhængigt af sin risikotolerance. Overholdelsesstrategien bør involvere input fra de højeste niveauer i organisationen.

Den amerikanske børstilsynsmyndighed (SEC) overvåger også overtrædelser af reglerne på sociale medier.

I Storbritannien har Financial Conduct Authority (FCA) regler om social compliance for finansielle institutioner.

For nylig tvang FCA en investeringsapp til at fjerne alle annoncer på sociale medier, der involverer influencers. Foranstaltningen var baseret på bekymringer om finansielle påstande. Meddelelsen til Freetrade Ltd. citerede bl.a.:

"En TikTok-video, der blev lagt ud på en Instagram-story på influentens profil, og som promoverer fordelene ved at bruge firmaet til at drive investeringsvirksomhed, men som ikke indeholder den krævede risikooplysning."

I mellemtiden har Australian Securities and Investments Commission (ASIC) for nylig indført RG 271. Heri hedder det, at finansielle servicevirksomheder skal anerkende klager inden for 24 timer. Selv på sociale medier.

Du kan finde flere oplysninger i vores indlæg om, hvordan du kan bruge sociale medier til finansielle tjenester.

7 nyttige værktøjer til overholdelse af sociale medier

Det er et stort arbejde at administrere overholdelse af reglerne. Værktøjer til overholdelse af reglerne på de sociale medier kan hjælpe.

1. SMMExpert

SMMExpert hjælper dit brand med at overholde reglerne på flere måder. For det første giver det dig mulighed for at oprette brugerdefinerede adgangstilladelser. Teammedlemmer får adgang til at oprette socialt indhold, men den endelige godkendelse er begrænset til relevante ledende medarbejdere eller compliance-ansvarlige.

For det andet giver SMMExpert indholdsbiblioteket dig mulighed for at oprette og gemme forhåndsgodkendt, kompatibelt indhold. Sociale teams kan bruge og dele dette materiale til enhver tid.

SMMExpert Amplify udvider godkendt indhold til hele dit netværk af medarbejdere og rådgivere. Dette sikrer, at velmenende medarbejdere ikke skaber utilsigtede risici for overholdelse af reglerne.

SMMExpert kan også integreres med nedenstående værktøjer til overholdelse af sociale medier for at opnå ekstra beskyttelse.

2. Brolly

En sikker app til registrering og arkivering, der bruges af flere organisationer inden for det offentlige, uddannelsessektoren, finansielle tjenester og den private sektor til at opfylde kravene til overholdelse af lovgivningen.

3. AETracker

AETracker er udviklet til virksomheder inden for biovidenskab og identificerer, sporer og rapporterer potentielle bivirkninger og off-label-anvendelse i realtid.

4. Social SafeGuard

Denne app gennemgår på forhånd alle brugernes indlæg og vedhæftede filer. Den kontrollerer, at de følger virksomhedens politik og gældende regler. Indlæg, der ikke overholder reglerne, markeres til gennemsyn og kan ikke offentliggøres. Den opretter også et komplet revisionsspor.

5. ZeroFOX

ZeroFOX kontrollerer automatisk for ikke-konformt, skadeligt og falsk indhold. Den kan sende automatiske advarsler om farlige, truende eller stødende indlæg. Den identificerer også skadelige links og svindelnumre.

6. Proofpoint

Når du tilføjer den til SMMExpert, markerer Proofpoint almindelige overtrædelser af compliance, mens du skriver dine indlæg. Proofpoint tillader ikke, at indhold med compliance-problemer bliver offentliggjort.

7. Smarsh

Smarshs realtidsgennemgang sikrer overholdelse af virksomhedens, juridiske og lovgivningsmæssige politikker. Alt socialt indhold arkiveres, uanset om det er godkendt, afvist eller ændret. Indholdet kan overvåges, indsamles, gennemgås, tilføjes til sager og sættes på juridisk hold.

SMMExpert's værktøjer til tilladelser, sikkerhed og arkivering sikrer, at alle dine sociale profiler forbliver kompatible - fra et enkelt dashboard. Se det i praksis i dag.

Gratis demo

Administrer alle dine sociale medier ét sted, mål ROI, og spar tid med SMMExpert .

Book en demo
Rul til toppen